别依赖随处涂鸦的纸片记录、桌上的即时贴，或是用胶水粘在冰箱上的字条。如果你的备忘字条七零八落，反而会产生很多遗忘事情的漏洞。


　　确定自己可以在同一个地方看到所有的待办事项，并且能检查其进度。这也许是在你随身携带的万用手册中，或是在电脑里。不论形式如何，都必须能随时更新内容，并且要放在随手可及的地方；必要时可以利用即时贴或便条作为额外的提醒媒介。


　　如果你将计划表与约会记录放在一起，最好能在你的办公室或电脑中存上备份，以防其中一份遗失或失窃。办公室的那一份应该每天更新，这虽然只是举手之劳，却很有帮助。


　　拿破仑·希尔认为一定要定期检查计划表。早上起床后的第一件事就是查看计划表。如果你确定要做的事都列在计划表上，而且每天固定检查计划表，你就绝不会因为“忘记”而没有完成任务。福布斯二世一直在他的书桌上放着一张记录重要事项的纸，这是他个人管理系统的中心，“每当我觉得进退两难时，我就会看看这张纸，确定使我动弹不得的事是否真的值得让我为难。”通常，福布斯的纸上大约有20件事，包括电话、信件，以及他必须口述的一小段专栏文章。他说：“如果你没有一个固定的记事本记录你想做的事，事情永远都无法完成。”


　　这也是在管理其他事情时非常有用的技巧。每当你分配工作给部属时，你应该确定他们会将你所交代的事情记在计划表上。在之后的会议中，也要请他们带计划表来开会，并以此作为进度报告的根据。如此一来，你就可以确信你指派的工作不会被遗漏。


　　你的计划在范围上应该要广泛，但绝不能是百科全书，否则你很可能会力不从心。玛丽凯曾在创办玛丽凯化妆品公司初期听到一则有关查尔斯·施瓦布(美国一家数一数二的钢铁公司总裁)的故事。


　　一名企管顾问艾维·李对施瓦布说：“我可以教你如何提高公司的效率。”施瓦布问：“费用是多少？”李说：“如果无效的话，免费；但如果有效，希望你能拨出公司因此省下的费用的1％给我。”施瓦布同意说：“很公平。”


　　接着，施瓦布问李要怎么做，“我需要与每一位高级主管面对面谈10分钟。”施瓦布答应了。李开始与所有高级主管会面，他告诉每一位主管：“在下班离开办公室前，请写下6件你今天尚未完成，但明天一定得做的事。”主管们都同意这个主意，并在开始实行这个计划后，他们发现自己比以前更专心了，因为有了这张表，他们会努力完成表上的事情。不久之后，公司的生产力有了显著的改善，几个月后因为效果惊人，施瓦布开了张45000美元的支票给艾维·李。


　　玛丽凯说：“当我听到这个故事后心想，如果这个方法对施瓦布而言值45000美元，对我也会有同样的价值。”因此，她开始在每天下班前写下6件明天要做的重要事情，而且也鼓励业务员这么做。今天的玛丽凯化妆品公司拥有20多万业务员，印制了上百万份的粉红色小便条本，每一张便条纸上写的都是：“我明天必须做的6件重要事项。”


　　58．不可忽视“工作日志”


　　一家酒店要求每个工作人员在下班前，都要写工作日志，详细记录当天工作及第二天的工作计划，并交给顶头上司批示。他们把这种管理称做“传承管理”。部下的请示、上级的批示，都以文字形式写在工作日志上。查看任何一个人的日志，就能知道该岗位工作做得好不好，是否按酒店要求在做。


　　某经销商，虽然手下有一百多名业务员，但他可以随时知道每个业务员在干什么。每个业务员当天工作结束后，都要写详细的行销日记，要画路线图。如果哪个业务员没有按公司要求去做，当天就会被上司发现。身为老板，不论下班多晚，都要坚持看完直接下属的工作日志，知道他们在干什么、干得怎么样。


　　企业应该要求各相关人员将职务工作情况、花费的时间等详细记录下来，其目的就是要了解各岗位的工作状态及现状。通过及时对照工作标准，对表现优秀的员工进行奖励，对表现差的员工进行批评，目的是通过这种活动，更大限度地调动员工的积极性和可塑性。



  

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